SAMARINDA – Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kalimantan Timur (Kaltim) saat ini masih kekurangan Arsiparis dalam mengelola arsip di masing-masing Organisasi Perangkat Daerah (OPD) tingkat Pemprov Kaltim. Hal ini dikatakan oleh Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kaltim, Risnawati pada Kamis (26/10/2023).
“SDM Arsiparis memang tidak menyeluruh OPD memiliki, saat ini cuma BKD dan BPKAD yang baru punyaz Arsiparis terbanyak adalah di DPKD,” ungkapnya.
Seharusnya setiap OPD memiliki Arsiparis dalam mengelola kearsipan agar memudahkan dalam membuat rekap arsip yang ada di OPD tersebut.
“OPD itu penting harus punya Arsiparis, seperti Arsiparis terampil dan Arsiparis ahli, jadi minimal 2 orang Arsiparis setiap OPD,” tegas Rusminawati
Jika tidak memiliki Arsiparis, setiap OPD disarankan untuk memiliki petugas unit pengelola arsip, agar tidak terjadi penumpukan arsip. Ke depannya akan memudahkan pihak OPD itu sendiri jika mencari berkas.
“Kalau pun tidak memiliki arsiparis, pihak OPD harus punya petugas unit pengolah arsip, yang ada di bidang-bidang kantor tersebut, petugas ini tidak harus Arsiparis tapi dia bertugas untuk mengarsipkan setiap berkas,” jelasnya.
“Untuk bisa menjadi Arsiparis saat ini sesuai peraturan minimal harus lulusan D3 kearsipan, jadi lulusan diluar kearsipan harus mengikuti pelatihan kearsipan,” ungkapnya.
Arsip seharusnya itu dikelola di setiap OPD. Yang tugasnya, mengelola surat masuk surat keluar, harus diberkas dengan rapi dan dibuat rekap dan daftar arsipnya. Hal ini akan memudahkan pihak OPD dalam pencarian berkas arsip jika diperlukan Kembali.
“Saya berharapnya sih arsip itu terkelola di pencipta arsip, karena jika tidak ada melakukan kelola arsip, tidak melakukan penilaian arsip, maka kami pun bisa tidak punya arsip statis. Maka diharapkan pihak OPD terkait melakukan pengadaan tenaga kearsipan, tentunya harus berkompeten bidang kearsipan. Terkadang mereka (OPD) itu kesulitan dalam memberkaskan dan membuat daftar arsipnya,” pungkasnya.
Diketahui, Definisi Arsiparis menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. (adv/and)